Digitale Transformation ist ein Thema, das gerade uns als Kommunikationsexperten umtreibt. Wir sind überzeugt, der allgemeinen Diskussion einige Impulse geben zu können und Unternehmen bei ihren Fragen und ihren Veränderungen hilfreich zur Seite stehen zu können. Aber welchen sinnvollen Beitrag können wir außerhalb konkreter Kundenprojekte leisten? Im Hintergrund arbeiten wir an einem Dossier, in dem wir versuchen, der nicht enden wollenden Flut an Texten und anderen Beiträgen eine Ordnung zu geben. Aber das ist eine Sisyphos-Arbeit. Und welchen Wert hat es, wenn wir selber Texte zum digitalen Wandel verfassen, wie kürzlich unseren Blog unter der Überschrift: „Digitale Transformation – Das Überleben des Digitalsten?“? Eine Diskussion mit externen Kollegen hat mich bestätigt, einen anderen Weg zu gehen: Den Quasi-Live-Einblick in unsere eigenen Digitalisierungsprojekte. Fangen wir einfach damit an. Vor gut 14 Tagen haben wir beschlossen unser Projekt- und Team-Management auf Trello umzustellen. Aber werfen wir erst einen Blick auf unsere Voraussetzungen und unsere Vorgeschichte.
Projekt-Vorgeschichte – man beginnt nie bei Null
Wir sind ein Team von vier manchmal bis zu sechs Personen, von denen mindestens zwei regelmäßig von zuhause aus arbeiten. Und ich, der Chef, bin nicht nur häufig zu Kunden unterwegs, sondern habe durch meine Dozentur sogar ein permanentes Zweitbüro am anderen Ende des Rhein-Main-Gebiets. Dokumente, an denen wir gemeinsam arbeiten, teilen wir schon seit Jahren über Dropbox bzw. wenn die Sicherheitsanforderungen höher sind über Box. Den Projektstatus und die Arbeitsaufträge haben wir bis vor kurzem über eine einfache To-Do-Liste im Wordformat verwaltet. Das hat gut und robust funktioniert, nur kam uns allen öfter die Zeit, die wir mit der To-Do-Liste verbracht haben, recht lang vor. Kurzfristige Arbeitsaufträge sowie die gesamte Team-Kommunikation mit nicht anwesenden Team-Mitgliedern erfolgte über Facebook-Messenger. Der Facebook-Messenger hatte sich durchgesetzt, weil er kostenlos ist und robust auf allen Geräten und Betriebssystemen läuft. Abhör-Sicherheit war insofern kein Thema, als hierüber weder längere Arbeitsanweisungen, Dokumente oder Klarnamen geteilt wurden.
Team-Management – Never change a running system?
Wie erreiche ich mein Team wirklich? Lauter ist nicht besser.
Warum also ein funktionierendes, stabiles System ändern? Lautet doch ein Leitmotto der IT: „Never change a running system!“ Und zugegebener Maßen ist unsere Geschichte mit eigenen Digitalisierungsprojekten gar nicht so rühmlich. Verglichen mit den zahlreichen, erfolgreichen Kundenprojekten kommt einem leider die Sentenz mit des Schuhmachers Schuhen in den Sinn. Die Suche nach einem gemeinsamen, einfachen und bezahlbaren Adress-Verwaltungs-Tool wurde ergebnislos abgebrochen. Wir verteilen nach wie vor in regelmäßigen Abständen die auf einem Rechner zentral gepflegten Outlook-Adressen an alle anderen Rechner. Dann hatten wir noch vor ein paar Jahren mit viel Euphorie und sogar externer Hilfe ein Wissensmanagement-Projekt gestartet, das neben organisatorischen Dingen insbesondere Projekterfahrungen für alle und gerade die jüngeren Team-Mitglieder verfügbar machen sollte. Aber schon nach dem Kick-Off zur Bedarfsermittlung und ersten Klassifizierung der Wissensbestände, haben wir das Projekt abgebrochen. Die zu leistende Arbeit war überdeutlich, ein greifbares Endprodukt und ein emotionaler, motivierender Nutzen blieben hingegen eher diffus.
FUMIFU: Digitale Transformation ohne viel Nachdenken
Angst davor, wenn Projekte auf ein Abstellgleis führen?
Vielleicht ein Grund, warum wir diesmal eigentlich ohne große Vorarbeit und gleich mit einem Tool gestartet sind. Nach einer recht kurzen Internet-Recherche kam ich relativ schnell auf Trello. Das sei intuitiv, agil weil aus der Kanban-Methode abgeleitet und genau das richtige für kleine Teams und überschaubare Projekte. Das hatten allerdings auch mehrere Projekt-Gruppen aus meinem Informatik-Studium empfohlen. Wobei man erwähnen sollte, dass wir bei KMB| schon 2013 einen kurzen und erfolglosen Versuch mit Trello hatten. Aber die Tatsache, dass es die Software immer noch gibt, schien ein Qualitätsbeweis und sicher ist sie in vier Jahren auch viel besser geworden. Also kurzentschlossen für den kostenlosen Basis-Account registriert, die App zusätzlich auf dem Smartphone installiert, mit ein, zwei Testboards losgelegt und alle KMB| Kollegen eingeladen. Und dann hieß es vertrauen auf FUMIFU, die Zauberformel der User-Experience: „First use must inspire further use.“ Aber darüber dann mehr im nächsten Beitrag. Inzwischen freue ich mich über Ihre Kommentare und Fragen.
