Nachdem wir bei KMB| nun schon seit einigen Jahren auf eine ToDo-Liste in Word als Hilfsmittel für unsere Projekt- und Team-Organisation zurückgreifen, haben wir im Zuge unserer digitalen Transformation beschlossen, einen weiteren Schritt in diese Richtung zu gehen und auf das Projekt- und Team-Management-Tool Trello umzusteigen. Seit etwa einem Monat nutzen wir Trello bereits und möchten nun unsere Erlebnisse und Erfahrungen mit dem Tool mit Ihnen teilen. So viel sei vorab verraten: Trello hat nicht bei allen KMB| Team-Mitgliedern auf ungeteilte Zustimmung getroffen, einige von uns möchten das Tool aber definitiv nicht mehr missen.
Auf die Plätze, registrieren, los!?
Einfach drauf los ist selten der beste Weg!
Fangen wir aber ganz vorne an: Die Registrierung bei Trello ist einfach und unkompliziert. Unsere Bella hat sich jedoch die Trello-App auf dem Smartphone installiert und sah sich gleich vor der ersten Hürde: Sie musste feststellen, dass eine Anmeldung auf dem Handy nicht automatisch zu einer erfolgreichen Anmeldung im Web-Browser führt. Um vollwertiges Mitglied unserer KMB| Trello-Community zu sein, musste sie ihren Account unbedingt über den versendeten Aktivierungslink aktivieren, der jedoch nicht sehr lange gültig ist und am vierten Tag bereits abgelaufen war. Schwierigkeiten kamen auch durch die eingeschränkten Funktionen der App auf. Beispielsweise ist es nicht möglich den Benutzernamen, die Initialen, die E-Mail-Benachrichtigungen zu ändern oder – na klar – einen neuen Aktivierungslink anzufordern. Da konnte leider auch der zwar extrem freundliche und schnelle, doch mit wenig Befugnissen und Möglichkeiten ausgestattete Trello-Support nicht weiterhelfen. Nach mühsamem Herumprobieren ist es Bella aber doch noch gelungen, einen Aktivierungslink zu bekommen. Die Freude währte jedoch nicht lange: „Leider waren dann alle meine Boards, auf die ich bereits hinzugefügt wurde, nicht mehr da.“
Bereits aus der doch eigentlich recht banalen Anmelde-Phase haben wir für unsere weitere Arbeit mit Trello etwas gelernt: Die Nutzung der App ist unterwegs zwar ganz praktisch, um auf dem neusten Stand zu bleiben und nichts Wichtiges zu verpassen, doch eignet sich die App allein nicht für das kontinuierliche Arbeiten. Um Zugriff auf alle Funktionen des Tools zu haben und tatsächlich nichts aus den Augen zu verlieren, ist es zumindest hin und wieder wesentlich, auch mal einen Blick in die Desktopversion von Trello zu werfen.
Aller Anfang ist schwer…
Es galt, noch weitere Überlegungen anzustellen und Entscheidungen zu treffen.
Nach anfänglichen Schwierigkeiten von Bella war nun das KMB| Team bei Trello aber komplett und konnte endlich voll durchstarten – oder etwa doch nicht? Während Bella und ich (Inna) von den verschiedenen Funktionen des Tools recht überzeugt schienen, blieb Marie etwas auf der Strecke. Sie bemängelte anfangs die Unübersichtlichkeit von Trello und wies uns mehrfach darauf hin, sie würde den Gesamtüberblick verlieren. Das Auffinden der an sie gerichteten ToDos in unserer alten ToDo-Liste in Word empfand sie als deutlich einfacher, das Arbeiten in Trello verstärkte für sie jedoch den Tunnelblick, sodass sie teilweise nicht mitbekam, wer von uns gerade an welchen Projekten arbeitete. Hinzu kam, dass es Marie hin und wieder passierte, dass sie Aufgaben übersah. Trello markiert zwar bearbeitete Boards mit einem Punkt und bearbeitete Karten mit einer Glocke, diese verschwinden jedoch, sobald man Board und Karte angeklickt hat – klickt man sich also erst einmal durch alle Boards und Aufgaben, um sich einen Überblick zu verschaffen, weiß man anschließend nicht mehr, was einen selbst betraf. Da mussten auch Bella und ich Marie zustimmen, diese Schwachstelle war auch uns aufgefallen. Zwar gibt es natürlich die Funktion, alle Karten mit der eigenen Namensmarkierung anzeigen zu lassen, doch war diese scheinbar nicht intuitiv genug für uns, sodass wir diese Funktion übergingen.
Die Lösung für das Problem des Verschwindens von Benachrichtigungen bzw. Markierungen erarbeiteten wir gemeinsam in unserem ersten Team-Meeting zu Trello: Jeder von uns suchte sich eine persönliche Farbe aus und markiert nun alle die eigene Personen betreffenden Karten mit diesem farbigen Label. So sind wichtige und zu bearbeitende Karten beim Öffnen eines Boards gleich auf den ersten Blick zu sehen. Ein kleiner Bonus dieser Methode: Da jeder seine Karten nun mit einer eigenen Farbe markiert, kann man auch gleich sehen, an welchen Aufgaben die anderen arbeiten. Außerdem haben wir in unserem Meeting festgestellt, dass wir die Funktion der verschiedenen Listen bei Trello noch gar nicht kontinuierlich genutzt haben. ToDos, die jemand übernommen hat, verblieben in der ToDo-Liste und wanderten oft nicht in unsere Liste „im Gange“; genauso nachlässig haben wir auch mit erledigten Aufgaben verfahren. Nun wollten wir entsprechend auch an dieser schlechten Angewohnheit arbeiten und so die Transparenz und Übersichtlichkeit im Tool steigern.
Bunt, bunter, am buntesten!
Wer die Wahl hat, hat die Qual.
Bezüglich der farbigen Labels waren wir Mädels uns aber noch in einem weiteren Punkt einig: Sie hatten – vor der Zuweisung der persönlichen Farben – noch keine sinnvolle Funktion. Wir entschieden uns zu Beginn für verschiedene Farbmarkierungen für die unterschiedlichen Projekte. Das Ergebnis war ein kunterbuntes Durcheinander in Trello. Während das Label zum Zeitpunkt der Markierung noch Sinn gemacht hat, ging es beim nächsten Öffnen des Tools im Meer der verschiedenen Farben sofort unter und half leider kein bisschen weiter.
Das Durcheinander musste also beseitigt werden. Während wir die persönlichen Farben für das Markieren der eigenen Karten als sinnvoll erachteten, beschlossen wir auch, drei Farben für die Priorisierung der Aufgaben festzulegen: rot für dringend, gelb für relativ dringend und grün für wenig dringend. Abgesehen davon soll in Zukunft auf die übrigen bunten Farben verzichtet werden.
Jede Medaille hat zwei Seiten
Erfolgserlebnisse gehören natürlich auch dazu.
Schließlich sahen wir natürlich auch die positiven Eigenschaften von Trello. Toll fanden wir beispielsweise gleich von Anfang an die hilfreichen Checklisten, die nach Belieben verschiedenen Karten hinzugefügt, anschließend abgearbeitet und abgehakt werden können und dann zur Weiternutzung zur Verfügung stehen. Auch die Möglichkeit des simultanen Arbeitens muss an dieser Stelle deutlich hervorgehoben werden. In der Word-ToDo-Liste war das leider nicht möglich gewesen und Google Docs hatten wir nicht genutzt. Des Weiteren zeigte sich auch die Option, bestimmte Teilnehmer in Karten zu markieren, als zielführend, denn so bekamen die zuständigen Kollegen stets Benachrichtigungen zu ihren Aufgaben. Auch die Deadlines erschienen uns sehr hilfreich, so ist von Beginn an eindeutig gekennzeichnet, wann die Aufgabe erledigt sein muss – oder ist es doch nicht so eindeutig? Es stellte sich uns nämlich die Frage, was die Deadline tatsächlich markieren sollte – die finale Abgabe beim Kunden oder eine vorläufige Version, die erst in den Prüfungsprozess übergeht? Nach einer Absprache im Team konnten wir die Zweifel darüber jedoch beseitigen.
Das Zwischenfazit by KMB|
Das KMB| Team ist sich einig: Trello hat Potential!
Unser vorläufiges Fazit lautet also: Trello bietet eine übersichtliche und strukturierte Möglichkeit der Teamorganisation. Obwohl die Nutzeroberfläche inklusive aller Funktionen intuitiv zu bedienen ist, ist als Nutzer, der vorher noch nicht mit vergleichbaren Tools gearbeitet hat, eine Eingewöhnungsphase notwendig. Diese Eingewöhnungsphase ermöglicht es, sich mit den zahlreichen Funktionen auseinanderzusetzen und zu durchschauen, welche Funktion, welchen Arbeitsauftrag bestmöglich unterstützt. Darüber hinaus sind als Team im Vorhinein und in der Eingewöhnungsphase detaillierte Absprachen notwendig. Es empfiehlt sich in diesem Zuge, feste Absprachen zu treffen, um eine einheitliche Struktur zu etablieren und Chaos auf einzelnen Karten und Boards zu vermeiden. Insgesamt ist Trello ein Tool, das die Organisation im Team – vor allem wenn sich Teammitglieder nicht regelmäßig sehen – erheblich vereinfacht. Die Möglichkeit des simultanen Arbeitens, die direkte Zuweisung einzelner Karten an bestimme Team-Mitglieder und die Fälligkeitsdaten sind sehr praktisch.
Und wie geht es weiter?
Alles in allem erkannten wir also das Potential des Tools – nicht zuletzt, weil es auch für KMB| an der Zeit war, tiefer in den Digitalisierungsprozess einzusteigen – und beschlossen daher an seinen Schwächen gemeinsam zu arbeiten. Wir sind jetzt bereits einen ganzen Schritt weiter und gewöhnen uns von Tag zu Tag mehr an Trello. Dennoch stoßen wir immer noch hin und wieder auf Probleme oder Ungereimtheiten. Im nächsten Teil dieses Erfahrungsberichts möchten wir deshalb weitere Erkenntnisse, Probleme und Lösungen zu und mit Trello vorstellen. Schauen Sie also bald wieder vorbei!
