Nach einem Praktikum bei KMB| in Wiesbaden wurden Amelie und ich (Janine) als Mitarbeiterinnen übernommen. Der Haken: Ich wohne und studiere leider im Ruhrgebiet. Ein Homeoffice muss also her!
Das Wasserschloss Wittringen in Gladbeck
Seit Anfang Oktober testen wir deshalb alle gemeinsam – das sind unser Chef Dr. Klaus M. Bernsau, Amelie, unsere neuen Praktikanten Robin und Julie, und ich – das virtuelle Workspace Tool „Sococo“.
Während die anderen ganz normal zu ihren Arbeitszeiten ins Büro kommen, checke ich virtuell ein, um mit den anderen digital verbunden zu sein.
Wie funktioniert so ein virtuelles Büro? Wie kommt KMB| mit dem Tool zurecht? Wie fühlt es sich an, von zuhause zu arbeiten? Welche Schwierigkeiten und Sorgen ergeben sich?
Grundlegendes über Sococo
Das Startwerk A, indem unser Büro sich befindet
Morgens neun Uhr auf der Äppelallee in Wiesbaden – während Dr. Klaus Bernsau bereits den ersten Kaffee im Büro ausgetrunken hat, fängt auch Amelie mit der Arbeit an. Nach dem Einschalten des Laptops wird als erstes Sococo geöffnet. Amelie loggt sich ein, schaltet ihre Webcam und das Mikrofon an und betritt unser virtuelles Büro, welches wie folgt aussieht:
In der kostenlosen Version von Sococo können drei Büroräume und ein Gemeinschaftsraum „angemietet“ werden. Die Räume können selbst benannt werden und sind sogar mit verschließbaren Türen versehen. Da wir aber nur ein kleines Team aus vier Leuten sind, lohnt sich bei uns auch die Raumaufteilung nicht wirklich – es wird sich immer willkürlich in einem Raum getroffen.
Unser virtuelles Büro bei Sococo – mehr Räume, als das echte Büro!
Innerhalb der Räume gibt es die Möglichkeit eines gemeinsamen Chatrooms. Nur diejenigen, die sich im selben Raum befinden, können den Chat lesen. Gleichzeitig kann man auch immer Einzelchats zu nutzen, falls es Themen oder Fragen gibt, die nicht für alle interessant sind. Vor allen Dingen nutzen wir aber die Videofunktion, die ähnlich wie bei Skype funktioniert, wenn Webcam und Mikrofon einschaltet sind.
Eine weitere Funktion von Sococo, die wir auch oft nutzen, ist der Status: Jeder kann durch einen Rechtsklick auf seine Figur einen Status hinzufügen, den die anderen sehen können. KMB| hat beschlossen, hier kurz und knapp zu beschreiben, woran gerade gearbeitet wird. Auf diese Weise werden Dopplungen bei denselben Aufgaben vermieden und wir müssen nicht ständig nachfragen, wer sich im Moment womit beschäftigt.
Die Statusfunktion bei Sococo
Apropos Figur: Ich habe noch gar nicht erzählt, wie so eine Figur bei Sococo aussieht. Jeder wird als ein runder Kreis mit Augen dargestellt, die Farbe kann selbst gewählt werden. Klingt zunächst sehr unspektakulär, ist aber sehr praktisch von Sococo gedacht: Loggt man sich im Büro ein, werden links alle Mitarbeiter untereinander angezeigt. Diejenigen, die online sind (einschließlich der eigenen Figur) werden farbig ausgefüllt und mit Augen gezeigt, die anderen lediglich als gestreifter Kreis. Des Weiteren wird anhand der Figuren sichtbar, welche Funktionen der Andere eingeschaltet hat: Ist sein Lautsprecher an, so trägt die Figur Kopfhörer. Hinzu kommt ein Headset, wenn ein Mikrofon eingeschaltet ist.
Unsere Erfahrungen mit Sococo und der Ruhr-Dependance
Die Umstellung nach dem Praktikum bei KMB| in Wiesbaden war relativ groß: 7 Wochen lang bin ich jeden morgen knapp eine halbe Stunde durch das grüne Wiesbaden zum Büro gelaufen und nach neun Stunden abends wieder zurück. Jetzt ist der Weg morgens etwas kürzer – ca. zwei Meter vom Bett zum Schreibtisch, ein paar mehr aus dem Esszimmer. Vor allem, wenn ich morgens arbeite, ist das Homeoffice natürlich sehr praktisch und angenehm, da der Arbeitsweg wegfällt.
Im Herzen des Ruhrgebiets: Das Kraftwerk Scholven, Gelsenkirchen
Das Arbeitsgefühl ist jedoch ein ganz anderes: In Wiesbaden ist das KMB| Team gemeinsam im Büro, führt Smalltalk und selbst wenn keiner vor Ort ist, wird hier und da im Gebäude ein Grußwort auf dem Weg zur Küche mit den Zimmernachbarn ausgetauscht. Auch das Arbeiten an sich hat sich durch Homeoffice verändert: Man arbeitet alleine statt im Team, macht sein eigenes Ding und gibt es dann zur Überprüfung frei. Das ist natürlich schön, weil ich so noch selbstständiger arbeiten kann, aber im Büro haben vor allem Amelie und ich sehr viel ausgetauscht, uns gegenseitig geholfen und arbeitsteilig gearbeitet.
Sococo ist hier im Bereich Teamarbeit und Arbeitsklima eine große Hilfe: Alleine am Schreibtisch zu sitzen bietet mir zwar jeden Montag die Möglichkeit, meine Lieblingsmusik am Arbeitsplatz zu hören, da zu der Zeit niemand im Büro ist, aber abgesehen davon ist es sehr leise und ein wenig einsam. Durch Sococo bin ich an den anderen Arbeitstagen aber nicht mehr allein: Ich sehe die anderen durch die Kamera, kann hören, was im Büro passiert und mich direkt und vor allem mündlich mit Amelie, Robin und Dr. Klaus M. Bernsau austauschen.
Per Webcam sind wir auch digital ganz gut verbunden
Amelie und ich können weiterhin wie gewohnt zusammenarbeiten und per Videogespräch oder Chat unsere Arbeit aufteilen und ergänzen. Auch mit Robin ist die Absprache auf diese Weise viel einfacher. Gibt es Probleme oder Fragen, zeigen wir uns per Screensharing gegenseitig unseren Computerbildschirm und leiten uns Schritt für Schritt zur Lösung des Problems. Es ist eine große Erleichterung, wenn man die Möglichkeit zum Austausch hat, da auch nach mehreren Monaten bei KMB| noch einige Fragen offen bleiben. Es ist nicht nur zeitsparend, sondern auch effektiver sich direkt wie bei einem regulären Face-to-Face-Gespräch über die Arbeit, Fragen, Ideen und Ergebnisse auszutauschen als dies per E-Mail, Messenger oder Chat zu tun. Dies verringert auch die Chance auf Missverständnisse, die in schriftlicher Kommunikation deutlich häufiger auftritt.
Dennoch kein Büroersatz
Wiesbaden – gut 250km Entfernung zum Ruhrgebiet
Sococo ist eine große Hilfe und der Arbeitsalltag läuft fast genauso ab wie im Büro, aber dennoch bringt das Homeoffice mit Sococo gewisse Hürden mit sich. Trotz Möglichkeit des mündlichen Austauschs, ersetzt Sococo kein echtes Büro: Der Chef sieht nicht, was ich genau mache, meine Arbeit läuft also größtenteils auf Vertrauensbasis ab, sodass ich versuche noch effektiver zu arbeiten. Wenn ich im Bereich Websitepflege arbeite, achte ich noch mehr auf Kleinigkeiten im Arbeitsprozess, um keinen Absturz herbeizuführen. Auch technisch betrachtet ist das Programm nicht perfekt: Hier und da hakt Sococo und man versteht sich schlecht. Manchmal stockt auch die Übertragung und läuft etwas zeitverzögert, sodass man sich ungewollt gegenseitig unterbricht. Und dadurch, dass das Programm in der Regel nur im Hintergrund läuft, fühlt man sich auch nicht immer direkt angesprochen, da man nicht immer die Gesichter der anderen sieht. Im Büro gibt es außerdem das Problem der Rückkoppelung, weshalb nur einer das Mikro anschalten kann, was bedeutet, dass ich die anderen beiden im Büro nicht immer gut verstehe, wenn sie weiter weg sitzen. Wird der Chat als Kommunikationsmedium genutzt, um andere nicht zu stören, beispielsweise wenn gerade jemand am Telefon ist, so haben wir auch festgestellt, dass die Chatfenster recht klein sind, was längere Nachrichten anstrengend zu lesen macht. Klingt banal, ist auf Dauer aber tatsächlich etwas nervig.
Unser Fazit
Auch wenn es einige kleine Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten des Programms gibt, würde ich sagen, dass ich ohne ein Tool wie Sococo nicht unbedingt rein im Homeoffice arbeiten wollen würde. Allein die Möglichkeit zur Absprache per Webcam ist von unglaublichem Nutzen, aber auch die Integration im Team durch die Möglichkeit des mündlichen Austauschs und das virtuelle Büro, indem alle „sitzen“. wird durch Sococo unterstützt. Das Tool ist meiner Meinung nach eine sehr gute Möglichkeit, um auch über Distanz mit dem Team von KMB| vernetzt zu sein. Es ersetzt definitiv kein echtes Büro, bietet aber viele Möglichkeiten sich effektiv abzusprechen und hilft, auf Dauer trotz Homeoffice im Büro integriert zu bleiben. Es ist relativ flexibel, was die Nutzung angeht, und ein individuelles Prinzip kann entwickelt werden. Dennoch haben wir bei KMB| beschlossen, dass ich einmal im Monat ins „echte“ Büro nach Wiesbaden komme, um stärker in Kontakt zu bleiben, sich gegenseitig detaillierter über aktuelle Projekte und Aufgaben auszutauschen und um regelmäßig Feedback-Gespräche führen zu können.
