6 Wochen ist es nun her, dass Janine und ich (Amelie) hier bei KMB| als Praktikantinnen angefangen haben. Gleichzeitig haben wir das Organisationstool Trello kennengelernt und nutzen es seitdem täglich.Wie sind unsere Erfahrungen? Was gefällt uns gut, was eher weniger? Hat Trello uns überzeugt?
Am Rande muss erwähnt werden, dass wir beide keinen Vergleich zu anderen Organisationstools haben. Wir kennen die Pre-Trello-Ära bei KMB| nicht und haben die langjährig von Mitarbeitern geliebten Word-To-Do-Listen so also nie miterlebt.
Bedienbarkeit
Direkt am ersten Tag wurden wir mit Trello vertraut gemacht: Denn ohne Trello läuft hier nichts mehr. Wir haben uns fleißig für verschiedene Boards angemeldet und in die einzelnen Karten der verschiedenen Projekte eingetragen und sind seitdem immer auf dem neuesten Stand. Haben wir eine Aufgabe erledigt, wird das sofort im Tool vermerkt und die Checklisten abgehakt. Auch bei Problemen kann man gut über Trello miteinander kommunizieren, da man einfach einen Kommentar unter die Aufgaben hinterlassen kann. Wenn man bestimmte Personen ansprechen möchte, setzt man einfach ein @Name in den Kommentar, so wird die verlinkte Person direkt benachrichtigt. Als praktisch erweist sich auch die Möglichkeit Dokumente über die Dropbox anzuhängen. So muss man nicht lange nach Dateien suchen, die man bearbeiten möchte. Und man kann sich gegenseitig auf dem Laufenden halten und zeigen, woran man gerade gearbeitet hat. Alles in allem ist Trello sehr leicht zu bedienen und ist von Beginn an selbsterklärend.
Verlinkungen von Personen; Anhänge von diversen Cloudanbietern
Übersichtlichkeit
Ja, zum Thema Übersichtlichkeit können auch wir unseren Senf dazugeben. Übersichtlichkeit ist tatsächlich nicht die Stärke dieser Software.
Oben rechts auf der Leiste befindet sich eine Glocke, die rot aufleuchtet, wenn es neue Benachrichtigungen, Checklisten usw. gibt. Klickt man auf dieses Feld, um sich die die Meldungen anzuschauen, verschwindet auch sofort wieder die rote Farbe, obwohl noch nicht alle Benachrichtigungen angesehen wurden. Dadurch verliert man schnell den Überblick über Aufgaben, und es ist schnell passiert, dass eine Aufgabe oder Nachricht übersehen wird.
Boards und rote Glocke
Auch eine Priorisierung der Projekte und Aufgaben fällt schwer. Das Programm bietet nicht wirklich eine gute Alternative die Karten nach Wichtigkeit zu sortieren. Einzelne Karten können mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden, welches grün aufleuchtet, wenn die Aufgabe fristgerecht erledigt wurde, gelb, wenn die Frist kurz bevorsteht und rot, wenn die Frist überschritten wurde. Das alles ist jedoch aufgrund der vielen verschiedenen Boards und Farben recht unübersichtlich. Um uns ein wenig Abhilfe zu schaffen, legen wir Markierungen, sogenannte „Labels“ an. Diese sind auf der jeweiligen Karte zu finden und können farblich beliebig gestaltet werden. KMB| nutzt hier drei verschiedene Labels, wieder mit den Ampelfarben: Grün mit der Beschriftung CCC bedeutet, dass die Aufgabe eher unwichtig, bzw. an hinterer Stelle bearbeitet werden sollte. Gelb und BBB und Rot CCC steigern dann die Wichtigkeit des Themas.
Checkliste und Labels
Aus diesem Grund greifen wir auf ein traditionelles Hilfsmittel zurück: Dem Word-Dokument. In dieser Liste tragen Janine und ich all unsere To-Dos ein. Diese sind jedoch nur mit Stichworten beschrieben, weitere Infos und Updates liefert ja Trello. Für uns bietet das die Möglichkeit einen Gesamtüberblick zu behalten und direkt zu wissen, was an dem Tag ansteht. Außerdem übersehen wir so keine neuen Aufgaben, wenn die rote Glocke erst einmal verschwunden ist.
Alles in allem stellt sich Trello als eine Bereicherung heraus, die wir nicht mehr missen möchten. Mit unseren Word-Dokumenten als Ergänzung haben wir einen Weg gefunden optimal mit Trello zu arbeiten. Das Tool führt zu einer besseren Organisation der Projekte und bietet eine nachvollziehbare Dokumentation der Arbeitsschritte. Ein netter Beigeschmack ist das gute Gefühl, wenn man wieder einen Punkt auf der Checkliste abhaken kann und sich die Fortschrittsanzeige den 100% nähert.
Wir sind sehr zufrieden und können Trello für effizientes Arbeiten und Kommunizieren nur weiter empfehlen.
Amelie Dornoff
